Ufficio Temporaneo: quali sono i vantaggi che ancora non conosci

L’ufficio temporaneo non è una novità scaturita dalla pandemia: esisteva già prima del Covid-19 in varie forme, dal coworking all’affitto per periodi più o meno lunghi di spazi di lavoro condivisi. I vantaggi di questo modello, soprattutto per startup e professionisti, sono ampiamente noti. Un ufficio temporaneo, infatti, consente di eliminare alla radice il problema di dover individuare un edificio con degli ambienti idonei allo svolgimento di attività di business, arredarlo, attivare delle utenze, munirlo di dotazione tecnologica ad hoc e così via.

Tutti benefici che possono essere sintetizzati in un risparmio di tempi e di costi che in precedenza si riteneva fossero appannaggio quasi esclusivamente di piccole società o di lavoratori quali freelance e consulenti. Il Coronavirus, invece, ha messo in evidenza i vantaggi dell’ufficio temporaneo per qualsiasi tipologia di organizzazione che dovrebbe ricorrere a questa opportunità per almeno tre motivi: work-life balance, sostenibilità e maggiore engagement.  

Perché l’ufficio temporaneo favorisce il work-life balance 

L’Employer brand research 2021, indagine condotta da Ranstad su 185 mila persone in 33 Paesi, ha messo in cima, tra i criteri più importanti nella scelta di un datore di lavoro, il work-life balance. L’equilibrio tra vita privata e lavoro è diventato dirimente dopo che lo smart working si è trasformato da esperienza marginale in una prassi per milioni di persone. L’ufficio temporaneo, in particolare, ha conferito alla remotizzazione dei dipendenti quei caratteri di flessibilità e di efficienza che il semplice home working non poteva garantire.

Anzi, uno dei principali fattori lamentato da molti, durante i periodi forzati di lockdown, è stata l’inadeguatezza dei locali domestici per svolgere mansioni continuative di natura professionale. Una criticità alla quale gli uffici temporanei hanno dato una risposta soddisfacente poiché nascono per ospitare singoli e team, dotandoli di spazi, tecnologie e servizi che servono da un lato per raggiungere gli obiettivi di produttività fissati dalle aziende, dall’altro per favorire quella conciliazione vita-lavoro che costituisce uno dei capisaldi della preferenza accordata a un’organizzazione. 

In che modo l’ufficio temporaneo incide sulla sostenibilità 

Un ulteriore vantaggio che l’ufficio temporaneo porta alle società che se ne avvalgono è quello di introdurre un approccio sostenibile da diversi punti di vista. Anzitutto con riguardo ai consumi energetici, un contesto dimensionato per i suoi occupanti si presta a un’ottimizzazione del reale fabbisogno energetico, a differenza di quanto accade generalmente nelle aziende. Queste ultime, a prescindere dal numero dei lavoratori in sede, devono sostenere costi fissi derivanti dall’alimentazione dei data center o per garantire sempre un riscaldamento/condizionamento omogenei.

Il che si traduce in sprechi fisiologici che non possono tenere conto delle presenze effettive. Inoltre, la collocazione strategica degli uffici temporanei, che di solito si trovano in zone cittadine facilmente raggiungibili con il trasporto pubblico o con mezzi di sharing mobility, incide sia sulla riduzione delle percentuali di emissioni di CO2, sia sullo stress causato dal pendolarismo di lunga percorrenza. Sostenibilità, infatti, significa un ambiente più pulito, ma anche una migliore qualità della vita.  

Come l’engagement può contrastare la great resignation 

C’è, infine, un aspetto su cui gli uffici temporanei possono influire in maniera determinante ed è quello dell’engagement. La sottovalutazione di questo elemento è emersa drammaticamente in seguito al fenomeno della cosiddetta great resignation, un fenomeno indagato in Italia all’inizio del 2022 dall’Associazione Italiana Direzione Personale (AIDP) che ha registrato come le “grandi dimissioni” abbiano colto impreparato il 75% delle 600 imprese coinvolte nel suo sondaggio.

Segno di una mancanza di conoscenza del tasso di employee engagement che è il vero antidoto al desiderio di abbandonare un posto di lavoro, caratteristica che le migliori realtà di gestione di uffici temporanei contemplano di default all’interno del proprio pacchetto, poiché è loro primario interesse sapere se e quanto gli end user, e di conseguenza le società che usufruiscono dei servizi, siano soddisfatti e “ingaggiati”. Per questo utilizzano sistemi e metodologie (survey, iniziative di socializzazione, modelli di satisfaction analysis) per misurare il livello di engagement degli utenti, dando così alle aziende un quadro oggettivo del benessere percepito dai loro lavoratori “distaccati” negli uffici temporanei.