Digital workplace- un bilancio reale tra vantaggi e investimenti

L’emergenza sanitaria ha costretto le organizzazioni a implementare nuove tecnologie in lassi di tempo imprevisti; questa forte accelerazione ha contribuito alla diffusione di un’idea concreta di digital workplace: un network di spazi dove si può decidere di lavorare secondo le proprie esigenze. 

Si deve tenere conto oggi che molti lavoratori, passato il periodo più critico della pandemia, torneranno sì ancora una volta in ufficio, ma questo “back to work” non sarà più lo stesso, e porrà sulla bilancia i vantaggi e gli investimenti del portare avanti un modo di lavorare ibrido. I leader devono decidere come sarà il futuro ambiente di lavoro e assicurarsi che ci siano la mentalità giusta, l’organizzazione idonea e le basi tecnologiche per supportarlo. 

Digital Workplace: cos’è e come si realizza

Il digital workplace è la soluzione che le aziende dovrebbero utilizzare per allineare tecnologia, dipendenti e processi aziendali al fine di migliorare la produttività e l’efficienza e raggiungere gli obiettivi organizzativi. 

Uno dei primi utilizzi del termine digital workplace risale al 2009, quando Paul Miller – fondatore di Digital Workplace Group – introduce la parola per descrivere un ecosistema di tecnologie legate a un luogo di lavoro, fisico e digitale. 

Il significato di digital workplace continua poi ad evolversi, fino a descrivere oggi un network molto più complesso, comprendente non solo la tecnologia, ma anche, appunto, la leadership, la cultura aziendale, sistemi di management per fornire obiettivi concreti e strumenti di comunicazione e collaborazione per garantire un’employee experience efficace. 

Quali cambiamenti comporta e come si realizza il digital workplace

Poiché la tecnologia ha prepotentemente rimodellato quelli che erano paradigmi lavorativi assodati, e lo smart working emergenziale ha lasciato il segno nello svolgimento di molte professioni, il digital workplace, o digital workspace, è diventato una priorità, sia per i dipendenti, sia per il management, a causa di un conseguente cambio di esigenze organizzative e di concezione degli spazi lavorativi. 

L’esperienza di lavoro si fa ibrida, la forza lavoro distribuita diventa la norma, le aziende devono considerare la tecnologia come supporto alle risorse dislocate. Immaginare digital workplace e intranet per creare un ambiente di lavoro digitale che faciliti la collaborazione, l’interazione e migliori la produttività è il passo fondamentale per il futuro, e non può essere fatto senza investire. 

Digital Workplace: un bilancio tra i vantaggi e gli investimenti

Il digital workplace nasce per eliminare le barriere di tempo, luogo, dispositivi e connessioni di rete per poter lavorare con un migliore work life balance e, allo stesso tempo, una maggiore agilità e produttività. 

Per arrivare a questo e godere dei vantaggi del digital workplace, le aziende devono investire. In cosa? Nella governance, nella tecnologia, nella cultura aziendale. 

I pilastri su cui investire per creare un luogo di lavoro digitale alla portata di tutti

Tecnologia

Dalla ricerca Cisco “The Rise of the Hybrid Workplace” è emerso che il 96% tra CEO, HR manager e facility manager sono convinti che la tecnologia possa fornire un ambiente di lavoro migliore per i dipendenti, e direttamente dei benefici per questi ultimi e per le imprese stesse. 

Tra queste tecnologie, al primo posto troviamo gli smart collaboration tools, indispensabili per costruire luoghi di lavoro intelligenti che guardano sia alla sicurezza sia al benessere, a migliorare la produttività e a preservare la continuità del business. 

Digital Workplace governance

Oltre a strumenti, app e tecnologie per trasformare digitalmente il luogo di lavoro, occorre fermarsi a riflettere sulla guida strategica di questo cambiamento. Per un modern workplace a prova di futuro è importante definire dei ruoli chiari all’interno delle organizzazioni e investire in un modello di digital workplace governance per il lavoro ibrido. 

Cultura aziendale

L’investimento più grande nella trasformazione da luogo di lavoro a digital workplace è nelle persone. Ascolto, formazione e personalizzazione dell’esperienza lavorativa e collaborativa devono essere alla base del cambiamento. 

I vantaggi del digital workplace

Il digital workplace ha molteplici vantaggi per le aziende e i dipendenti, i principali sono: 

• una migliore employee experience e un maggiore coinvolgimento dei dipendenti. Questo facilita il raggiungimento degli obiettivi, incrementa la produttività e migliora le prestazioni aziendali; 
• accessibilità e condivisione. Digital workspace e intranet permettono di organizzare in un unico hub le informazioni, le quali possono essere raggiunte in qualsiasi momento in sicurezza; 
• un’efficace comunicazione interna, collaborazione e maggiore trasparenza. Il digital workplace grazie alle tecnologie, ai flussi di comunicazione e agli smart collaboration tools rende ogni persona interna all’azienda informata in tempo reale e in grado di lavorare e collaborare ovunque; 
• aumento di flessibilità e work life balance, diminuzione dei costi. Lavorare e connettersi ovunque permette alle persone di avere una flessibilità in grado di garantire un equilibrio tra lavoro e vita privata, quindi maggior benessere lavorativo. Inoltre, l’ufficio virtuale elimina i costi superflui dovuti a stanze in ufficio inutilizzate o viaggi per meeting con clienti; 

• maggiore propensione all’innovazione. La collaborazione libera e aperta e la possibilità di interagire tra colleghi favorisce lo scambio di idee: il punto di partenza migliore per innovare; 
• maggiore soddisfazione di dipendenti e clienti, e conservazione di talenti. Se un’azienda garantisce benessere, il dipendente lavora meglio e serenamente. Questo si riflette sulla soddisfazione del cliente e sul rendimento dell’azienda. 

Mettendo a confronto investimenti e vantaggi del digital workplace e facendo un bilancio reale, cosa pesa di più? Non investire e rimanere ancorati a modelli di lavoro ormai obsoleti, o trasformarsi digitalmente, migliorare la comunicazione, i processi interni e valorizzare l’attività collaborativa dei dipendenti? 

La strada da percorrere è quella verso una Phygital Entrerprise, l’evoluzione naturale del digital workplace.